Par Théo Castaing, Legal Ops / Contract Operations Manager chez Servier

Afin de permettre aux acteurs du Droit d’innover, de permettre à leur service d’accueillir au mieux toutes ces idées, il est essentiel de poser un cadre permettant à ces projets de s’implémenter de façon pérenne. Dans un contexte où les directions juridiques sont sollicitées de toutes parts et doivent concilier agilité, rigueur et optimisation des ressources, la capacité à bien cadrer le besoin avant de lancer un projet est un facteur critique de succès. Trop souvent sous-estimée par manque de ressources, cette phase initiale permet pourtant d’éviter des loupés, des retards ou des coûts imprévus. Voyons pourquoi elle est essentielle, comment l’intégrer dans vos processus internes et quels outils peuvent vous accompagner dans cette démarche.

1. L’importance de bien cadrer le besoin

Imaginons une direction juridique qui souhaite optimiser sa gestion contractuelle par la mise en place d’un CLM (Contract LifeCycle Management). Si le service ne précise pas les types de contrat, leurs volumes (à date et estimation à venir), le nombre d’utilisateurs et leur rôle (à date et à venir également), les applications à connecter, etc. la direction juridique risque de perdre un temps précieux à reformuler la demande, à solliciter des informations complémentaires et, dans le pire des cas, à livrer une solution inadaptée.

Cadrer le besoin, c’est précisément éviter ce scénario. Cette étape consiste à formaliser :

• Les objectifs du projet (ex. : optimiser la procédure de gestion de contrat en termes de temps avant signature et de suivi des risques).
  
• Les contraintes (ex. : budget, délais, réglementation, nombre d’utilisateurs, interdépendances avec d’autres projets).
  
• Les parties prenantes à impliquer (ex. : équipes commerciales, compliance, IT).

En clarifiant ces éléments dès le départ, on gagne en efficacité et en qualité. Les projets sont plus rapides, plus alignés avec les attentes de l’entreprise, et les équipes juridiques peuvent mieux s’organiser tout au long du projet.

À l’inverse, un besoin mal défini conduit souvent à une perte de temps, une démotivation des équipes et, dans certains cas, à des outils très vite délaissés.

2. La mise en place d’outils internes pour cadrer le besoin

Pour éviter les imprécisions, certaines directions juridiques mettent en place des processus internes structurés. Voici quelques exemples :

• Formulaires de demande standardisés : un formulaire en ligne, oblige le demandeur à préciser le contexte, l’urgence, le type de solution souhaité, le budget, etc. Cela réduit les allers-retours et garantit une information complète dès le départ.
  
• Réunions de cadrage systématiques : pour les projets complexes (comme la mise en place d’un CLM évoqué précédemment), des réunions avec toutes les parties prenantes permettent de clarifier les attentes et de définir le besoin ainsi qu’un calendrier (qu’ils soient utilisateurs quotidiens ou ponctuels, internes ou externes, futurs administrateurs, etc.).
  
• Outils collaboratifs comme Teams, Asana, ou des outils de gestion projets dédiés : ils facilitent le suivi du calendrier, la répartition des tâches et la centralisation des documents.

Ces outils internes permettent de professionnaliser la gestion de projet et de mieux prioriser certains sujets tout en apportant de la transparence aux collaborateurs, qui peuvent suivre l’avancement en temps réel et avoir une vision plus complète de la roadmap de l’équipe juridique..

3. L’utilisation d’outils externes pour simplifier le processus

Au-delà des solutions internes, il existe désormais des plateformes externes qui aident à formaliser le besoin et à orienter les demandes vers les bons interlocuteurs.

Par exemple, la plateforme développée par Your Legal Angel propose un formulaire intuitif pour déposer un besoin juridique. L’utilisateur est guidé pas à pas pour décrire sa demande : domaine juridique, niveau d’urgence, objectif recherché, etc. L’avantage ? Les informations clés sont collectées dès le départ, et la demande est, après analyse de nos anges préférés, orientée vers le professionnel le plus adapté ou les outils qui répondront à votre besoin.

Pour une PME qui ne dispose pas d’un service juridique interne, pour les directions juridique sans legal ops (oui cela existe encore…), ou pour les legal ops qui ont besoin d’un coup de pouce, cet outil et leur expertise représente un gain de temps considérable et permet d’éviter les imprécisions dont vous connaissez maintenant les conséquences. 

Conclusion

Pour les directions juridiques, et autres acteurs du Droit, investir du temps dans cette étape initiale, c’est non seulement optimiser les ressources, mais aussi renforcer leur rôle stratégique au sein de l’organisation et s’imposer en vrai “business partner”.

Bien cadrer le besoin n’est pas une simple formalité : c’est la clé d’un projet juridique réussi, quel que soit son niveau de complexité, et un vecteur d’innovation puissant. En combinant des outils internes bien conçus et des solutions externes comme Your Legal Angel, les entreprises peuvent professionnaliser leur gestion de projets juridiques, gagner en efficacité et réduire les risques.